+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Особенности разработки номенклатуры должностей работников и штатного расписания

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Практическое руководство: разрабатываем номенклатуру дел организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Н оменклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 1. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов , возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы то есть в дела с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями заголовками дел.

Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности. Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки.

Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров.

Номенклатура дел является плановым документом , так как содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет.

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ , поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс номер , а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, то есть фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения см.

Пример 5. По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного до 10 лет включительно срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

В ином случае она играет роль лишь учетного документа. Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа. Если названиями разделов номенклатуры дел классами в главной таблице являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа. Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей но не всегда идентичной утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию.

Необходимо также учитывать лучшие практики, рекомендующие в качестве первого названия раздела класса 01 в главной таблице выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией на уровне руководства. Для сравнения приведем два варианта главной таблицы номенклатуры дел структурного типа.

В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов классов в главной таблице номенклатуры дел функционального типа.

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации.

Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления , но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным. Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел с указанием их примерных индексов , заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Правовые и организационные основы разработки номенклатур дел в настоящее время устанавливаются Правилами делопроизводства 2 , в соответствии с требованиями которых государственный орган формирует свой документальный фонд из образующихся в его деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел.

Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 3. Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:.

Следует иметь в виду, что перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России в году, совсем недавно признан утратившим силу согласно приказу Федерального архивного агентства от Перечни типовых архивных документов со сроками хранения типовые перечни являются нормативными документами и имеют обязательный характер.

Типовые перечни служат нормативной основой для разработки:. Ведомственные перечни документов со сроками хранения, отражающие отраслевую специфику документальных фондов государственных и иных органов например, перечень документов со сроками хранения, разработанный Банком России , могут быть использованы как нормативные документы межотраслевого характера при установлении сроков хранения документов, не нашедших отражения в типовых и примерных перечнях.

Нормативными документами для некоторых организаций являются и типовые номенклатуры дел , которые обычно вышестоящие органы разрабатывают и утверждают для сети своих территориальных и подведомственных организаций, осуществляющих однотипные функции. Следовательно, в их деятельности возникают однотипные документы, по отношению к которым возможно сформулировать однотипные заголовки дел, установить обязательные сроки хранения и даже типовую индексацию дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел обычно считаются методическими пособиями, которые могут использоваться при разработке индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. И, наконец, конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел , может установить экспертная комиссия ЭК или центральная экспертная комиссия ЦЭК самостоятельно, оформив решение в протоколе заседания, на котором рассматривался вопрос о согласовании номенклатуры дел на следующий год, или в процессе подготовки соответствующих предложений на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ЭПК архивного учреждения.

Эту особенность отраслевого регулирования обычно знают и учитывают в своей деятельности члены ЭК организации. В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве:.

Ответственность за разработку индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации возлагается на службу делопроизводства. Архив организации или лицо, ответственное за архив, оказывает методическую и практическую помощь в разработке номенклатуры дел, согласовывает визирует ее проект, но не может быть ответственным за ее составление. Это необходимо помнить при составлении проекта приказа о разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год.

К сожалению, довольно часто ответственность за разработку номенклатуры дел в форме прямого поручения в подобного рода приказах возлагается на заведующего архивом, который не отвечает за документальный фонд организации, а обеспечивает комплектование, учет, сохранность и использование архивного фонда. По общему правилу номенклатура дел организации сводная должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений , согласованных ими с архивом или лицом, ответственным за архив, и подписанных руководителями этих структурных подразделений.

Но в подразделениях практически никогда не хватает ресурсов и отсутствуют специалисты, способные разработать собственные номенклатуры. Основную аналитическую работу по созданию номенклатуры дел организации должна основательно выполнить служба делопроизводства самостоятельно или заказать эту работу компании, предоставляющей услуги разработки номенклатуры дел и другие архивные или делопроизводственные услуги на условиях аутсорсинга.

Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации. На первом этапе разработки номенклатуры дел изучаются устав организации или положение об органе управления, положения о структурных подразделениях, схема организационной структуры, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты по основным направлениям деятельности.

Выявляются временно действовавшие в организации комиссии, подразделения, органы, включая ликвидационную комиссию, дела которой должны быть включены в номенклатуру дел ликвидируемой организации. Анализу подлежат и номенклатуры дел за предыдущие годы, если они составлялись, а также конкретные первичные комплексы документов - дела, сформировавшиеся и в службе делопроизводства на уровне управления организацией, и в структурных подразделениях.

В процессе разработки классификационной схемы индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации используют также классификационные схемы разделы содержания типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Результатом работы на первом этапе должны стать решение о типе номенклатуры дел организации и ее классификационная схема главная таблица. Пример 2. До недавнего времени считалось, что если организация небольшая и не имеет внутренней структуры, то в ней составляется номенклатура дел производственно-отраслевого или функционального типа.

Но процессное управление, внедрение матричных не иерархических маркетинговых, клиентских и т. Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться подшиваться, формироваться в этом деле. Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов. При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел.

Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел :. Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии. В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать и правила группировки документов в дела. Документы, имеющие разные сроки хранения, в одно дело не группируются, то есть документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сформированы в разные дела. В дело включается только один экземпляр документа, то есть дополнительные экземпляры, а также проекты и черновики документа за исключением особо ценных в дело вместе с подлинником не помещаются, как не формируются в дело и документы, требующие возврата.

Напоминаем, что в перечнях устанавливаются названия категорий документов, поэтому не следует механически переносить названия статей и формулировки перечня в конкретную номенклатуру дел. Вместе с формулированием конкретного заголовка намечается и срок хранения документов данного дела. Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории документов, виды и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения.

Как правило, срок хранения в перечне указывается с учетом экспертного признака и места составления или разработки документа, а также снабжается примечаниями, обычно содержащими условия, при которых должен соблюдаться установленный срок хранения. Конкретный заголовок дела разработчик номенклатуры дел должен соотнести с категорией и видом документа по перечню и сделать профессиональное заключение о сроке его хранения с учетом условий, определенных перечнем.

Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке в таблице Excel или в базе данных , с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел.

Причем на карточке необходимо сначала указать название раздела или подраздела главной таблицы номенклатуры дел, в который в последующем будет оформлен конкретный заголовок дела со сроком хранения см. Пример 3. Рекомендуем также для удобства последующей систематизации сортировки заголовков отметить на карточке категорию, к которой относятся документы конкретного дела организационные, распорядительные, учетные, переписка с гражданами, переписка с подведомственными органами и т.

Следует обратить внимание и на то, что срок хранения в номенклатуре дел необходимо оформить в том виде, который установлен перечнем, включая условные сокращения, знаки препинания, примечания и условия соблюдения данного срока. Например, при анализе документов в бухгалтерии бюджетной организации может быть оформлена следующая карточка сделаны записи в базе данных или таблице Excel :.

Оформление карточки, если срок хранения устанавливается по перечню документов со сроками хранения. Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы и не зависят от носителя!

Уменьшение сроков хранения , установленных перечнями типовых архивных документов или типовыми и примерными номенклатурами дел, запрещается. А увеличение сроков вполне возможно, в том числе и по решению ЭК организации. На третьем этапе разработки номенклатуры дел осуществляется систематизация расположение заголовков дел по разделам проекта номенклатуры дел в определенной последовательности.

Эту последовательность определяют два решающих фактора - степень значимости документов и их взаимосвязь. Схема расположения заголовков дел предусматривает, что в начале каждого раздела должны располагаться заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих организаций решения, приказы, указания, поручения при этом должны располагаться перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Следует помнить, что документы, относящиеся к подсистеме организационных, регламентируют не оперативное управление, а более важные организационные, правовые стороны деятельности, поэтому являются более значимыми, имеют более длительный срок действия и долговременный как правило, постоянный срок хранения.

Итак, в схеме расположения заголовков дел лучшей рекомендацией является такая последовательность :. Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф см. В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы номера дел, включенных в номенклатуру.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения кода раздела и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис. Например, , где 01 - код структурного подразделения например, секретариат и 03 - номер заголовка дела в данном разделе в секретариате. В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера не более трех для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году.

Рекомендуется по возможности сохранять одинаковые индексы для однородных дел внутри разных разделов номенклатуры, а для переходящих дел когда делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел томов, частей. В течение года заголовки могут уточняться в процессе формирования документов дела.

Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется.

Штатное расписание — правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом Положением. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Большинство россиян собираются работать на пенсии Российские банки не торопятся использовать биометрию Выплаты на детей в возрасте до трех лет получат около тысяч семей ЛДПР предлагает отказаться от частных камер фиксации нарушений правил дорожного движения У Huawei появился шанс вернуть производство смартфонов в нужное русло. Российские банки не торопятся использовать биометрию ЛДПР предлагает отказаться от частных камер фиксации нарушений правил дорожного движения НПФ настаивают на делегировании прав расчета периода выплаты накопительной пенсии В ГИБДД будет создана рабочая группа для детального анализа ПДД ГД рассмотрит инициативу по введению наказания за продажу гаджетов без отечественного ПО. Главное Документы Эксперты. В данной статье рассмотрим законодательное регулирование особенностей составления и утверждения штатных расписаний в бюджетных учреждениях различных сфер деятельности, а также порядок установления численности персонала.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором оформляется структура, штатный состав и общая численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а так же возможных надбавок для каждой из должностей. В настоящее время обязательность работодателя по ведения штатного расписания не закреплена законодательно, и наличие данного локального нормативного акта носит рекомендательный характер. Ни один законодательный акт не устанавливает обязанности работодателя вести штатное расписание. В Трудовом кодексе оно только упоминается.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Разработке номенклатуры дел организации предшествует большая организационно-методическая работа, а именно необходимо изучить следующие комплексы документов:. После завершения этапа изучения необходимого комплекса документов необходимо определиться с выбором схемы ее построения. Наиболее часто используемые - структурная или функциональная схемы. В такой схеме разделами и подразделами будут являться ее структурные подразделения. Последовательность расположения разделов и подразделов в номенклатуре дел должна соответствовать утвержденной структуре организации или ее штатному расписанию. Если же структура организации подвержена частым изменениям или вообще отсутствует, то номенклатуру дел целесообразно строить по функциональной схеме , где разделами и подразделами будут функции: учет и отчетность, трудовые отношения, кадровое обеспечение и т. При разработке схемы построения номенклатуры дел организации учитывается наличие филиалов, представительств, общественных организаций и иных комиссий.

Порядок разработки номенклатуры дел

.

.

.

организации и ее структурных подразделениях, штатное расписание, . Е. М. Некоторые особенности составления и оформления номенклатуры дел .. перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. mostrablau

    А если пояманный ЧИНУШ?

  2. Афиноген

    Как остановить взятки? разрешить их давать и, более того, за каждую успешно данную и записанную на видео (скрытую камеру взятку выделять давшему от суммы. а для взявших увольнение/тюрьма с пожизненным запретом на руководящие должности. просьба пройти проверку на наличие камеры приравнивается к получению взятки. если кто-то приходит со взяткой и говорит я от твоего кума/свата/брата , у человека сразу мысль аааа мой кум/сват/брат всегда хотел меня подсидеть, урод . профит.

© 2018-2019 robbymaria.com